4 bước đơn giản giúp bạn quản lý chi tiêu một cách hiệu quả nhất

[tuanntau]

Quản lý tài chính cá nhân là một công việc thật sự nhàm chán và hầu hết chúng ta không bao giờ có đủ kiên nhẫn để gắn bó lâu dài với nó.

Trong nhiều năm qua, tôi đã thử nghiệm rất nhiều phương pháp khác nhau với việc quản lý tài chính từ theo dõi chi tiêu cho đến lập ngân sách. Tôi đã theo dõi chi tiêu của mình bằng cách sử dụng giấy và bút chì, bảng tính Excel và các ứng dụng trên điện thoại như Mint.com. Và thông qua tất cả điều này tôi đã rút ra được một điều đó là:

Quản lý tài chính và theo dõi chi tiêu bằng phương pháp thủ công là một công việc vô nghĩa

Có một sự thật là tôi không bao giờ kiên trì được quá 3 tháng. Và tôi là một blogger về tài chính, một người mọt sách về mọi công cụ liên quan đến chủ đề tài chính cá nhân.

Tiếp cận với công việc quản lý tài chính cá nhân thông qua việc lập ngân sách và cố gắng theo dõi chi tiết từng chi tiêu mỗi ngày là không đủ. Tôi đã bỏ qua bức tranh toàn cảnh về chi phí hàng tháng.

Có một số thứ bạn chỉ phải chi trả cố định và định kỳ mỗi tháng, chẳng hạn như chi phí thuê nhà, đi lại, cho các tiện ích thiết yếu như liên lạc và thực phẩm.

Sau đó là có những khoản chi phí không cố định và không thường xuyên như sửa nhà, bảo dưỡng xe hơi, chi phí cho các kỳ nghỉ, quà tằng hay khoản thanh toán bảo hiểm. Đặc biệt, tỷ trọng của các chi phí này là khác nhau với mỗi người, thông thường con số sẽ dao động trong khoảng 10 đến 30 phần trăng tổng chi tiêu hàng tháng.

Và bài học tôi rút ra đó là: phương pháp kế toán cổ điển dùng để tiếp cận với quản lý tài chính cá nhân là không hề hiệu quả. Đặt ra ngân sách và theo dõi chi tiết chi tiêu trên mỗi đồng bạn kiếm được là một sai lầm lớn về quản lý tài chính.

Nếu tôi quản lý dựa trên việc lấy con số thu nhập hàng năm chia cho 12 và chi tiêu trên số tiền đó mỗi tháng, tôi sẽ gặp rắc rồi lớn khi chiếc xe của tôi gặp hư hỏng bất ngờ hoặc là tôi quyết định nghỉ phép nửa tháng để đi du lịch.

Vì vậy, những gì bạn cần làm là ngừng ám ảnh về việc làm sao để có thể tạo ra ngân sách và theo dõi từng chi tiêu mỗi ngày. Thay vào đó, bạn cần thực hiện một kế hoạch chi tiêu đơn giản.
Một kế hoạch chi tiêu đơn giản là gì

Một kế hoạch chi tiêu đơn giản là một cách tiếp cận dễ dàng và bao quát hơn với công việc quản lý tài chính cá nhân của bạn. Cách tiếp cận này sẽ tạo cho bạn sự chủ động, giúp bạn tiết kiệm, thoát khỏi nợ nần, thanh toán hoá đơn đúng hạn và vẫn cho phép bạn tự do chi tiền cho những thứ bạn coi trọng.

Nói một cách khác, khi thu nhập của bạn vẫn còn eo hẹp, việc tập trụng vào thực tế chi tiêu từ ngày này qua ngày khác không hề tốt cho tinh thần của bạn. Và phương án ở đây đó là: một kế hoạch chi tiêu đơn giản
Bước 1: Theo dõi chi tiêu một cách tự động

Hãy quên việc theo dõi thủ công mọi chi tiêu hàng ngày. Mục tiêu của việc quản lý tài chính cá nhân hiệu quả là thiết lập một hệ thống theo dõi tất cả các khoản chi tiêu của bạn một cách tự động mà không yêu cần bạn phải nhập thủ công nhiều mỗi ngày để bổ sung cho việc theo dõi này.

Bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng phương pháp thẻ đơn. Đây là khi bạn chỉ sử dụng một thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng cho tất cả các giao dịch mua hàng của bạn hoặc gần với tất cả các giao dịch mua hàng của bạn và để công nghệ thực hiện công việc theo dõi chi tiêu cho bạn.

Một trong những lợi ích tốt nhất mà công nghệ có thể giúp cho chúng ta là bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng tiền mặt, và do đó, loại bỏ nhu cầu theo dõi chi phí tiền mặt của chúng ta. Bây giờ điều này trái ngược với những gì rất nhiều bậc thầy tài chính ở trường đại học nói về tiền mặt giúp bạn chi tiêu ít hơn.

Mặc dù điều đó đúng một phần, nhưng thực tế là tiền mặt cũng có thể bị mất và bị đánh cắp. Và, quan trọng hơn, sử dụng tiền mặt đang dần được hạn chế.

Thanh toán điện tử ở đây, dù muốn hay không và thời gian bạn cần tiền mặt (cho bất cứ điều gì). Ưu điểm tốt nhất khi sử dụng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ là bạn tự động có hồ sơ về tất cả các khoản chi tiêu của mình.
Vậy bạn có nên sử dụng thẻ tín dụng

Đây có lẽ là một câu hỏi muôn thuở.

Nếu bạn là một người theo trường phái cổ điển, chỉ chi tiêu trên số tiền bạn thực sự sỡ hữu, một chiếc thẻ ghi nợ (debit) là phù hợp với bạn nhất.

Tuy nhiên nếu bạn có xu hướng mua sắm trước và tận dụng chính sách miễn lãi của Ngân hàng để trả sau, thì thẻ tín dụng (credit) là sản phẩm phù hợp với bạn hơn cả. Một chiếc thẻ tín dụng sẽ hữu ích hơn thẻ ghi nợ trong việc gắn thẻ cho các chi tiêu của bạn một cách tự động.

Với hầu hết các thẻ, bạn cũng có thể xuất các giao dịch của mình sang bảng tính Excel, mà đối với những người mọt sách như tôi, đây là nơi niềm vui bắt đầu.

Nếu phương pháp thẻ đơn không phải là phương án phù hợp với bạn, hãy sử dụng các phần mềm hay ứng dụng quản lý chi tiêu

Thay thế cho phương pháp thẻ đơn, có các công cụ quản lý tài chính cá nhân (PFM). Các ứng dụng này liên kết với thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ của bạn, tổng hợp các giao dịch của bạn và thậm chí có thể phân loại chúng tự động.

Bạn đặt giới hạn chi tiêu cho mỗi khoảng thời gian (tháng, quý năm) và kể cả cho từng danh mục chi tiêu nhất định. Những ứng dụng này rất mạnh mẽ và hiệu quả, tuy nhiên, bạn nhớ thỉnh thoảng đăng nhập và đảm bảo các danh mục là đúng và theo dõi quá trình chi tiêu của mình xem nó có đang đi đúng hướng hay không.

Ngay cả khi bạn không kiểm tra chúng thường xuyên thì mọi chuyện vẫn OK. Bởi vì các dữ liệu sẽ vẫn luôn nằm ở đó và bạn có thể truy cập và chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
Bước 2: Tính toán tổng chi phí cố định hàng tháng của bạn

Thiết lập một ứng dụng tài chính cá nhân hoặc tải xuống tất cả các giao dịch thẻ tín dụng của bạn là điều tuyệt vời để phân tích lịch sử về nơi tất cả số tiền của bạn đã đi. Tuy nhiên trong dài hạn, dữ liệu này là ít quan trọng.

Những gì bạn thực sự cần biết là chi phí cố định hàng tháng của bạn. Những thứ như:

• Tiền thuê nhà hoặc khoản trả góp mua nhà hàng tháng của bạn
• Chi tiêu cho các nhu cầu tiện ích thiết yếu và phí bảo hiểm định kỳ
• Thanh toán khoản vay (sinh viên, vay tín chấp, v.v.)
• Thanh toán thẻ tín dụng tối thiểu
• Mức tiết kiệm mong muốn, khoản đầu tư định kỳ hoặc thanh toán nợ bổ sung

Điều cuối cùng là yếu tố quan trọng nhất. Nó rất quan trọng khi bạn tính toán số tiền bạn muốn tiết kiệm, đầu tư hoặc sử dụng để trả nợ trước tiên.

Để tìm những gì còn lại, hãy làm như sau:

• Tìm ra tổng chi phí cố định hàng tháng của bạn.
• Tìm ra tiền lương (net) của bạn, mỗi tháng.
• Lấy tổng tiền lương trừ đi chi phí cố định hàng tháng.
• Số tiền còn lại là những gì mà bạn còn lại để chi tiêu, còn được gọi là trợ cấp chi tiêu của bạn (được thảo luận dưới đây). Bạn có thể chi tiêu cho bất cứ điều gì: thực phẩm, nhà hàng, bia, du lịch.

Tất nhiên, nếu một cái gì đó lớn xảy ra, bạn có thể cần phải chi tiền cho việc đó và có ít hơn cho những thứ thú vị khác trong cuộc sống. Điều đó thật tệ, nhưng đó cũng là lý do tại sao bạn nên có một khoản dự trữ khẩn cấp.
Sau đó, có một vấn đề về việc KHÔNG còn lại gì sau khi trừ đi tổng chi phí cố định

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp này?

BÌNH TĨNH, VÀ HÃY HÍT THỞ THẬT SÂU !!!

Nếu thu nhập của bạn còn eo hẹp, có khả năng bạn sẽ không để giành được nhiều tiền (hoặc bất kỳ) đồng nào để chi tiêu sau khi bạn đã trừ đi các chi phí cần thiết hàng tháng và những gì bạn hy vọng sẽ tiết kiệm được. Trong ngắn hạn, bạn có thể giảm bớt nhưng không được loại bỏ các mục tiêu tiết kiệm của bạn trong khi đồng thời cắt giảm chi tiêu.

Hãy quên việc cố gắng cắt giảm ngân sách giành cho thực phẩm của bạn bằng xuống 50% mỗi tháng. Hãy nhìn vào các chi phí lớn bạn có thể tiết kiệm bằng cách:

• Share phòng hoặc căn hộ với vài người bạn thân.
• Tạo thêm các nguồn thu nhập thụ động khác.

Cắt giảm những thứ nhỏ nhặt sẽ chỉ giúp bạn tiết kiệm được một chút tiền. Tạo ra những thay đổi lớn mới có thể giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn.
Bước 3: Tạo ra một hệ thống “tự động” cho tiền của bạn

Lần đầu tiên tôi đọc về việc đưa tiền của mình vào chế độ tự động là hơn 3 năm trước trong cuốn sách Triệu phú tự động của David Bach. Toàn bộ cuốn sách được dành cho việc thiết lập các hệ thống tự động để quản lý và đầu tư tiền của bạn.

Chế độ tự động mang đến cho các bạn hai lợi thế lớn:

• Nó giúp loại bỏ lo lắng. Bạn ngừng lãng phí thời gian để suy nghĩ về những điều ngu ngốc như: “Tôi có phải trả hóa đơn tiền điện trong tháng này không?”.
• Nó bảo vệ bạn khỏi chính bạn. Tài chính tự động khiến bạn khó phá hoại tiền của mình hơn. Không còn thanh toán thẻ tín dụng trễ (và các khoản phí liên quan và thiệt hại cho điểm tín dụng của bạn). Không bỏ qua đóng góp định kỳ cho khoản đầu tư quỹ của mình. Và nhiều thứ nữa.

Thế hệ trẻ chúng ta không muốn mọi người, những người bằng hoặc hơn tuổi bố mẹ mình, chỉ bảo chúng ta rằng bạn chỉ cần lập một ngân sách đó, và cắt giảm nó khi cần nếu bạn đang gặp khó khăn về tài chính. Định nghĩa này đã bị David Bach bác bỏ hoàn toàn. Người mà đã đăng ký bản quyền cho thuật ngữ “Latte Factor” như để mô tả cho quan điểm của ông rằng thói quen uống cà phê hàng ngày có thể ăn sau vào sự giàu có lâu dài. Thay vào đó, chúng ta muốn có thể tiêu tiền của mình một cách có ý thức, ngay cả khi điều đó bao gồm những thứ chúng ta muốn, như việc uống một ly cà phê mỗi ngày.

Và chìa khóa cho điều đó là tự động hóa tiền của bạn.
Bước 4: Chi tiêu cá nhân một cách thoải mái sử dụng khoản trợ cấp chi tiêu của bạn

Số tiền mà bạn còn lại sau khi trừ đi chi tiêu cố định và tiết kiệm hàng tháng là số tiền tôi gọi là trợ cấp chi tiêu của bạn. Nó cho phép bạn nắm được con số chính xác là bạn có bao nhiêu để có thể chi tiêu trong tháng này (cho bất cứ điều gì bạn muốn) mà không phải lo lắng.

Sử dụng bất kỳ phương pháp nào mà bạn đã thiết lập để theo dõi chi tiêu tự động, bạn có thể theo dõi đơn giản về số tiền trợ cấp chi tiêu mà bạn đã sử dụng trong tháng này. Ví dụ: bằng cách thiết lập mục tiêu trong Mint hoặc sử dụng phương thức thẻ đơn cho tất cả chi tiêu hàng ngày của bạn.

Đây là những gì tôi làm: nếu khoản trợ cấp chi tiêu của tôi là 10 triệu đồng trong một tháng, tôi có thể theo dõi số dư thẻ tín dụng của tôi trong suốt tháng đó. Chẳng hạn, nếu nó đạt 7 triệu đồng quá xa trước cuối tháng, tôi biết đó là thời gian để giảm bớt chi tiêu một chút.
Lời kết

Một số điểm chính các bạn có thể rút ra được từ bài viết này:

• Tạo ngân sách hàng tháng giành cho chi tiêu được đánh giá cao ở thời đại cũ. Tuy nhiên nó đã không còn phù hợp mà ngược lại nó sẽ chỉ tạo thêm căng thẳng cho bạn.
• Tất cả những gì bạn cần là một khoản trợ cấp chi tiêu. Thay vì theo dõi chi tiết từng đồng chi tiêu mỗi ngày, hãy biết trước bạn cần phai chi bao nhiều tiền mỗi tháng và những gì bạn còn lại sau khi trừ đi khoản chi tiêu cố định đó.
• Hãy quên việc theo dõi chi tiêu một cách thủ công bằng giấy bút đi. Hãy sử dụng các phần mềm quản lý chi tiêu như Mint hay Money Lover; hoặc chỉ cần đơn giản bằng cách sử dụng thẻ đơn.

Nguồn: Jay Advisory​